Suomen suurin kotimainen taksialan perheyritys kasvaa vauhdilla. Menevä on huikea kasvutarina, jota rakentaa noin 100 hengen henkilöstö ja yli 1000 taksiautoilijan joukko, jotka palvelevat noin 1500 taksiauton voimin. Asiakkaita palvellaan lähes valtakunnallisesti - Hangosta Ivaloon. Menevän kasvussa avaintekijöitä ovat olleet onnistunut strategia, ketteryys päätöksenteossa sekä kasvun tukeminen digitalisoimalla. Tueksi digitalisointiin Menevä valitsi ContractZenin sopimustenhallintaratkaisun.
Tavoitteena erinomainen palvelukyky
Taksialalla menestymisen edellytys on hyvä palvelukyky. Tällä lähdettiin hakemaan nopeaa kasvua, ja se onkin toteutunut suunnitellusti. Osana kasvuyhtälöä oli hallinnon prosessien digitalisointi. Liikkeelle lähdettiin sopimustenhallinnasta.
Kriittinen lähtötilanne
Menevän kasvun ensivaiheessa syntyi tilanne, jossa muutamassa kuukaudessa piti saada lähes 500 uutta sopimusta tehtyä ja allekirjoitettua - ja allekirjoittajat, eli taksiautoilijakumppanit, olivat ympäri Suomea. Tämä ponnistus ei olisi onnistunut ilman sopimustenhallinnan digitalisointia.
Kasvu on jatkunut alkumetreiltä saakka vauhdikkaana. “Kasvuvauhti on hurjaa - koko
operaation koko on moninkertaistettu parissa vuodessa. Käytännössä palvelut tuotetaan siten, että loppuasiakkaillemme palvelua tuottavat taksiautoilijat ovat alihankkijoitamme”, kertoo myynti- ja markkinointijohtaja Arto Peisa Menevältä.
"Jokaisen taksiautoilijan kanssa on voimassa oleva Menevä Ystävä -sopimus. Näitä sopimuksia täydennetään tarpeen mukaan uusilla liitteillä. Kun voitamme esimerkiksi tarjouskilpailun, jossa saadaan hoidettavaksi vaikkapa uusia yhteiskunnan tilaamia matkoja, kuten Kela-ajoja tiettyyn maakuntaan, on autoilijan sopimusta täydennettävä.”
“Suureksi haasteen teki se, että tätä kokonaisuutta on pystyttävä hallinnoimaan siten, että muutoksia voidaan tehdä alueellisesti hyvin nopealla aikataululla. Oli siis välttämätöntä löytää sähköinen sopimustenhallintatyökalu. Tähän haasteeseen ContractZen pystyi vastaamaan.”
Menevä valitsi ContractZenin sähköisen sopimustenhallinnan, jolla sopimukset lähetetään kentälle ja autoilija allekirjoittaa ne sähköisesti omalla matkapuhelimellaan.
Keskeistä Menevälle oli myös ratkaisun nopea käyttöönotto ja käytön helppous. Raskasta IT-projektia ei yksinkertaisesti ollut aikaa aloittaa.
Päivittäinen ketterä työkalu ja kasvun tuki
Suurimpana käyttäjäjoukkona ovat ympäri Suomea toimivat aluemestarit eli taksityönjohto. ContractZen on ollut työnjohdon käytössä jo tuhansien alihankintasopimusten hallinnassa. Aluepäälliköt vastaavat, että sopimukset - ja matkan varrella sopimusmuutokset - tulevat allekirjoitetuiksi ajallaan ja että sopimukset tallennetaan fiksusti.
Menevän pääkonttorilla vastataan luonnollisesti sopimuskokonaisuudesta - siitä että sopimukset ovat asianmukaisesti tallessa ja löytyvät helposti. Lisäksi ContractZenillä hallinnoidaan muita sopimuksia kuten työsopimuksia ja yhteistyösopimuksia. Yhtiön pääkonttorilla ContractZeniä käyttää päivittäin noin 20 meneväläistä.
“Minun on todella vaikea ajatella, että olisi ollut ylipäätänsä mahdollista hallita tällaista kasvua - yli kymmenkertaistettu autoilijamäärä muutamassa vuodessa - ilman sähköistä työkalua, jossa on tehokkaat hakuominaisuudet ja joka muistuttelee, jos joku sopimus on päättymässä ja pitää korvata uudella”, kertoo Arto Peisa.
“Plussana on ehdottomasti myös se, että sopimukset siirtyvät automaattisesti arkistoon, josta kaikki asianomaiset ne löytävät. Esimerkiksi, jos talousosaston täytyy tarkistaa sopimuksen voimassaolo tai joku yksityiskohta, tieto löytyy helposti.”
“Olen monesti miettinyt omaa työhistoriaani jonnekin 10–15 vuoden päähän. Minkä takia silloin ei ollut tämmöistä käytössä - monta asiaa olisi hoitunut helpommin.“
Suositus muille kasvuyrityksille
“Vahva suositus! Ehdottomasti suosittelen ContractZeniä ihan kaikille yrityksille. Yhteistyö ContractZenin kanssa on ollut tosi sujuvaa ja tuote itsessään toimii kuin junan vessa, ei ole juuri tarvinnut olla yhteydessä tekniseen tukeen”, toteaa Arto Peisa.
Katso myös myynti- ja markkinointijohtaja Arto Peisan haastattelu! (3 min) | Interview of Menevä's Sales & Marketing Director Arto Peisa (subtitles in English)