Espoon ja Helsingin kaupunkien yhteisesti omistaman Länsimetro Oy:n hallinnoima kiinteistöomaisuus on Suomen suurimpia. Länsimetron toisen vaiheen valmistumisen jälkeen kiinteistöomaisuuden koko on lähes 2,5 miljardia euroa. Tähän mittavaan kiinteistöomaisuuteen sekä yhtiön hallintoon liittyvät sopimukset haluttiin saada tarkoin hallintaan. Työkalukseen Länsimetro valitsi vertailujen jälkeen ContractZenin sopimustenhallintajärjestelmän.
Länsimetro rakentaa, ylläpitää ja kehittää Länsimetron metrojärjestelmää, rataa ja asemia Helsingin Ruoholahdesta länteen Espoon suuntaan. Tämän mittaluokan rakennus-, talotekniikka- ja automaatiohanke tarkoittaa luonnollisesti suurta määrää hallinnoitavia sopimuksia.
Länsimetron yhtenä tavoitteena on ollut rakentaa omaleimaisia, vetovoimaisia ja arkkitehtuuriltaan miellyttäviä ja materiaaleiltaan kestäviä metroasemia. Tämä on edellyttänyt yhtiöltä mittavia panostuksia suunnittelun laatuun ja yhteistyökumppaneiden valintaan. Yhteistyötä tehdään niin rakentamisen kuin ylläpidon puolella lukuisten eri alojen palveluntuottajien kanssa.
Yhtiöllä on suuri määrä sopimuksia sekä niihin liittyviä tilauksia. Tavoitteena oli sopimusmassan tarkka hallinnointi, jotta ajantasaiseen tiedon tarpeeseen voitiin omistamisen tehtävien sekä Länsimetron 2-vaiheen rakentamisprojektin eri vaiheissa viiveettä vastata.
Hyvin hoidettu sopimustenhallinta on tukena laajan sopimuskokonaisuuden hallinnassa.
Länsimetrolla oli lähtötilanteessa tarve selkeyttää sopimusarkistoaan ja sen kokonaishallintaa sekä minimoida samalla turhaa hallinnollista työtä. Käytössä oli aiemmin useita eri tallennuspaikkoja, jotka ContractZen korvasi.
“Sopimushallinnan kannalta ongelmana oli aikaisemmin se, että sopimusdokumentaatio oli tallennettu eri paikkoihin eikä ollut selkeää kokonaiskuvaa sopimusten tilanteesta ja niiden seurannasta. Uuden sopimustenhallintajärjestelmän käyttöönotto oli välttämätöntä sopimuskokonaisuuden hallitsemiseksi.” kertoo Länsimetron hallintojohtaja Mari Mannila.
Länsimetron 2-vaiheen rakentamisen päättyessä ja siirryttäessä omistamisen vaiheeseen selkeys siitä mistä on sovittu ja mikä on jonkin sopimuksen voimassaolo, on erityisen tärkeää. “Toimittajakenttämme muuttuu nyt todella paljon ja se, että siirtymä on sopimustenkin osalta ennalta mietitty ja kunnossa, helpottaa elämää.” Mannila jatkaa.
Keskitetyn sopimusarkiston avulla yhtiössä haluttiin varmistaa vastuu- ja vastuullisuusnäkökulmat. “Vastuullisuus kuuluu osana näin isoon julkiseen hankkeeseen. Jokainen käytetty euro ja hallinnoitava kiinteistöomaisuus on oltava hyvässä hoidossa. Sopimusasiat liittyvät tähän keskeisesti. Haluamme varmistaa, että olemme vastuullinen omistaja.” korostaa Mannila.
ContractZeniä käytetään Länsimetron organisaatiossa tätä nykyä johdonmukaisesti kaikkiin sopimuksiin. Yhtiössä otettiin jo käyttöönoton alkumetreillä ohjenuoraksi se, että aivan kaikki sopimukset viedään järjestelmään.
Järjestelmää käytetään kiinteistöomaisuuden hallinnoinnin lisäksi laajasti myös organisaation muihin sopimuksiin, esimerkiksi erilaisiin osto- ja palvelusopimuksiin liiketoiminnan eri alueilla.
“Sopimus kuin sopimus - vaikka olisi sähköpostilla sovittu tilaus, se viedään ContractZeniin.”
Keskeistä hallinnon sujuvassa arjessa on se, että sopimukset on helppo viedä sisään ja että haluttu sopimustieto löytyy helposti. ContractZeniä käyttävät hallinnon ammattilaisten lisäksi myös jokainen sopimuksia tekevä sekä tiedon tarvitsija.
Valitulta järjestelmältä vaadittiin myös joustavuutta liiketoiminnan muutoskohdissa. Länsimetro otti ContractZenin käyttöön, kun Länsimetron 1. vaihe Ruoholahdesta Matinkylään oli ollut käytössä muutaman vuoden ja kun toinen vaihe Matinkylästä Kivenlahteen oli rakennusvaiheessa. Yhtiön tehtävien painopiste on nyt siirtymässä ns. omistamisen vaiheeseen. Keskitetty, ketterä sopimusarkisto helpottaa toiminnan luonteen muutoksessa.
“Rakentamisen vaihe alkaa tulla päätökseen ja siirrymme omistamisen vaiheeseen. Tässä siirtymävaiheessa, ja jatkuvuuden kannalta, joustava sopimustenhallinnan ratkaisu on oleellinen tuki.”, jatkaa Mannila.
Järjestelmästä saadut hyödyt varmistavat hyvän hallinnon perustan ja toimivuuden.
“ContractZenin sopimustenhallintajärjestelmän avulla sopimukset ovat nyt hyvässä järjestyksessä samassa paikassa. Uusien sopimusten syöttäminen järjestelmään on helppoa ja näin sopimusarkisto pysyy ajan tasalla.” summaa hallintojohtaja Mari Mannila. “Arvostimme valinnassa myös ContractZenin kotimaisuutta, suomenkielistä alustaa sekä pilvipalvelun tietoturvaa.“
“Käytettävyyskulmasta katsoen kaikki tarvitsemani sopimustieto löytyy aina nopeasti. Automaattiset hälytykset määräpäivistä tuovat turvaa, kun muistaminen ei ole oman kalenterin tai puhumattakaan muistin varassa. Myös erilaiset kategorisointia ja tiedot löydettävyyttä helpottavat tägit ovat käytössä ja niitä on lisätty järjestelmään meidän omien tarpeiden mukaan.” kertoo Mari Mannila.
“Olemme iloisia siitä, että lukuisten toimijoiden joukosta Länsimetro valitsi kotimaisen ContractZenin erittäin vaativan sopimuskokonaisuutensa hallintaan. Olemme panostaneet merkittävästi helppoon ja ketterään käyttöönottoon, jotta asiakkaamme voivat päästä nopeasti liikkeelle. Näin asiakas saa heti kiinni palvelun hyödyistä ilman isoja aloituskustannuksia ja projekteja ja voi laajentaa käyttöä omien tarpeiden ja aikataulujen mukaisesti.” summaa ContractZenin toimitusjohtaja Markus Mikola.
“Jos koet jatkuvaa päänsärkyä siitä tunteesta, ettei sopimuskokonaisuus ole hallinnassasi, niin ContractZen on kyllä helppo ratkaisu siihen. Aluksi tämä vaatii tiedon kokoamista, mutta sitten kun se on kerran tehty ja arjen toimintatavoista sovittu, on hallinnosta vastaavalla ainakin yksi huoli vähemmän.”
Kuva Espoonlahden asemasta rakennusvaiheessa: Kusti Manninen, Tunne Productions Oy