Datahuone tai virtuaalinen datahuone (VDR) on vakiintunut työkalu suuremmissa yritys- tai rajoitusjärjestelyissä, mutta datahuoneiden käytöllä on lukuisia etuja myös pienemmissä järjestelyissä. Tässä vierasblogissa tarkastellaan datahuoneen käytön mahdollisuuksia ja lisäarvoa pk-yritysten järjestelyissä.
Yrityskaupoissa ja rahoituskierroksilla datahuoneiden pääasiallinen tarkoitus on koota due diligence (lue laajempi artikkeli due diligencestä) -aineisto yhteen paikkaan, jossa ostajalla on siihen pääsy. Suurissa yrityskaupoissa asiakirjoja on tyypillisesti useita tuhansia ja myös pienempien yrityskauppojen tarkastuksissa aineiston laajuus on helposti useita satoja dokumentteja ja on ilmeistä, että aineiston systemaattinen ja järjestelmällinen käsittely on tarpeellista.
Datahuoneeseen kootaan myytävän yrityksen tärkeät asiakirjat, kuten sopimukset, henkilöstötiedot, tilinpäätökset ja muut taloustiedot sekä tietoja yrityksen operatiivisesta toiminnasta. Samalla ostajalla on mahdollisuus tutustua myytävään yritykseen hyvinkin yksityiskohtaisesti ja hallitusti. Virtuaalinen datahuone helpottaa ja nopeuttaa yrityskauppaprosessia, kun tarve fyysisen dokumentaation läpikäynnille ja säilyttämiselle poistuu. Katso laajempi artikkeli pk-yrityksen keskeisimmistä due diligence tarkastuslistan sisällöstä.
Datahuoneen tietoturvallisuus ja prosessin dokumentointi
Datahuoneen avulla myyjä voi luovuttaa tietoja yrityksestään tietoturvallisesti ja luottamuksellisesti. Pienemmissä yrityksissä yrityskauppojen aineistoja toimitetaan usein sähköpostitse, jolloin aineistot saattavat jäädä sähköpostin kansioihin ja muodostavat näin ollen tietoturvariskin. Lisäksi sähköpostin käyttöön liittyy aina vaara viestin päätymisestä väärälle vastaanottajalle.
Virtuaalisessa datahuoneessa ostajan edustajien pääsyä voidaan rajata vain tiettyihin asiakirjoihin riippuen missä vaiheessa yrityskauppaprosessia ollaan kyseisen ostajaehdokkaan kanssa.
Tyypillisessä pk-yrityksen järjestelyssä ostajalle annettavan tiedon määrä lisääntyy kauppaprosessin edetessä ja osa ostajaehdokkaista karsiutuu pois ja tästä johtuen tarve hallita jaettua tietoa on olennaista.
Datahuone myös antaa myyjälle ja sen neuvonantajille mahdollisuuden tarkistaa, kuka on vieraillut datahuoneessa, mitä aineistoja ostajan edustaja on tarkastellut ja kuinka monta kertaa. Tämän tiedon avulla myyjä saa paremman kuvan aineiston läpikäynnin edistymisestä. Etenkin jos useampi ostajaehdokas on tutustumassa aineistoon, lokitiedot ovat erittäin hyödyllisiä myyjälle, koska ne antavat usein kuvan onko neuvottelukumppani panostanut tosissaan tarkastuksen tekemiseen.
Datahuoneen avulla on helpompi dokumentoida ja vahvistaa prosessin aikana läpikäyty materiaali. Etenkin pk-yritysten yrityskauppojen tai rahoituskierrosten jälkeen osapuolten välille syntyy toisinaan erimielisyyksiä, onko ostaja ollut tietoinen jostain kohdeyhtiötä koskevasta seikasta.
Problematiikka korostuu pienemmissä yrityskaupoissa, koska due diligence -raporttien laadinta on rajallista tai niitä ei välttämättä tehdä ollenkaan. Datahuoneen avulla on huomattavasti helpompi dokumentoida ja mistä kohdeyritystä seikoista ostajan tai rahoittajan olisi tullut olla tietoinen tarkastusmateriaalin perusteella.
Kustannustehokkuus ja käyttäjäystävällisyys tärkeitä pk-yrityksessä
Moderni, virtuaalinen datahuone tarjoaa pienille ja keskisuurille yrityksille kustannustehokkaan ratkaisun yrityskaupan due diligence -prosessiin.
Myös ostajalle virtuaalinen datahuone helpottaa due diligence -tarkastuksen tekemistä, sillä aineistoja voi tarkastella omalta tietokoneelta ja niitä voi etsiä hakutoiminnolla. Myös dokumenttien ja muiden materiaalinen lisääminen datahuoneeseen on yksinkertaista ja nopeuttaa aineiston käsittelyä.
Datahuoneiden käytön edut myös pienemmissä yritysjärjestelyissä ovat melko ilmeisiä. Kokemusten perusteella datahuoneen kustannukset maksavat itsensä takaisin nopeammin etenevän kauppaprosessin ja mahdollisesti vältettyjen erimielisyyksien myötä.
Mikko K. Leino
KTM, OTM 
MIkko K. Leino toimii pk-yritysten neuvonantajana yrityskaupoissa Tulosjärjestelyt Partners Oy:ssä. Hän on ollut työuransa aikana toteuttamassa yli 70 pk-yritysten yrityskauppaa.
Yrityksen tarjoama kokonaispalvelu pk-yrityksille sisältää digitaalisen datahuoneratkaisun käytön ja Due Diligence -tilanteeseen liittyvän konsultoinnin. Digitaalisen ratkaisun osalta Tulosjärjestelyt Partners Oy tekee yhteistyötä ContractZenin kanssa.
