Vierasblogi: Hallituksen itsearvioinnille on monta perustetta

ContractZenin yhteistyöverkostossa toimivat hallitusammattilaiset työskentelevät päivittäin vaikuttavan hallitustyön eteen. Myös oma tiimimme on jatkuvasti kuulolla hallitustyön kehittämisen teemoista, sillä haluamme ymmärtää hallitusten ja hallitusammattilaisten työtä ContractZenin hallitusportaalin edelleen kehittämiseksi.

Pyysimme hallituskonkari Tommi Rasilaa kirjoittamaan blogiimme miksi hallituksen itsearviointi on tärkeää. Hän on myös kehittänyt uuden HITS-hallituksen itsearviointityökalun vaivattomaan itsearviointiin.

Hallitustyön laatuun ja kehittämiseen on viime vuosina kiinnitetty yhä enemmän huomiota. Siinä missä ennen lähdettiin että että "kun Herra antaa viran, hän antaa myös viisauden" haetaan nyt osaamista erilaisista kursseista ja pyritään kehittämään hallitustyötä parantaen sen vaikuttavuutta ja pienentäen riskejä.

Keskeinen työkalu hallitustyön kehittämisessä on säännöllinen arviointi, joka voidaan toteuttaa itsearviointina tai ulkopuolisen toimesta. Pörssiyhtiöissä asia kuuluu hallinnointikoodin vaatimuksiin - hallituksen on arvioitava vuosittain toimintaansa ja työskentelytapojaan seuraavin perusteluin:

• Hallitustyöskentely edellyttää jäseniltä merkittävää työpanosta. Kokouksiin osallistumisen lisäksi muun muassa kokouksiin valmistautuminen, valiokuntatyöskentely, perehtyminen yhtiön toimintaan ja toimintaympäristöön sekä yhtiön toiminnan seuraaminen ja arvioiminen muodostavat merkittävän osan hallitustyöskentelystä.
  
  
• Hallitustyöskentelyn tehokkuuden ja jatkuvuuden takaamiseksi ja kehittämiseksi hallituksen on huolehdittava, että sen toimintaa ja työskentelytapoja arvioidaan säännöllisesti. Arviointi voidaan toteuttaa sisäisenä itsearviointina. Ulkopuolisen arvioijan käyttäminen yhtiön harkitsemin väliajoin ja tarpeelliseksi katsomassa laajuudessa voi tuoda arviointiin uutta ja objektiivisempaa näkökulmaa.
  
  
• Arvioinnin kohteena voi olla mm. hallituksen kokoonpano, organisointi ja toiminta ryhmänä, kokousten valmisteluyhteistyö toimitusjohtajan kanssa, kunkin hallituksen jäsenen ja ryhmän pätevyys, erityisosaaminen ja tehokkuus sekä se, kuinka hyvin hallitus on toiminut asetettuihin tavoitteisiin verrattuna. Vastaavien seikkojen arviointi voi olla perusteltua toteuttaa myös hallituksen valiokunnista.

Lisäksi koodissa todetaan että arvioinnin tuloksien tulee olla hallituksen kokoonpanoa valmistelevan elimen, kuten vaalivaliokunnan tiedossa luottamuksellisesti siltä osin kuin ne vaikuttavat hallituskokoonpanon suunnitteluun. Yksi arvioinnin tarkoitus onkin hallituksen kokoonpanon kriittinen tarkastelu ja kehittäminen, mutta se on vain yksi puoli asiassa.

Myös listaamattomien yhtiöiden hallinnoinnin kehittämiseksi luotu asialuettelo suosittelee, että hallitus arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan säännöllisesti ja määrätietoisesti:

• Hallitustyöskentelyn tehokkuutta voidaan edistää arvioimalla hallituksen toimintaa ja työskentelytapoja säännöllisesti. Arviointi voidaan toteuttaa sisäisenä itsearviointina tai käyttämällä ulkopuolista arvioijaa. Arviointi on syytä tehdä aina ennen hallitusjäsenten valintaa. Arvioinnissa voidaan selvittää esimerkiksi hallituksen sisäistä työnjakoa ja sen tehokkuutta, kunkin hallituksen jäsenen panosta hallitustyöskentelyyn ja osaamista suhteessa yrityksen strategiaan, jäsenten tyytyväisyyttä ja vaihtamistarvetta, puheenjohtajan toimintaa, kokousten valmistelua ja muita kehittämistarpeita.

Mainitusta asialuettelosta löytyy myös konkreettisia kysymyksiä joita on hyvä tässä yhteydessä pohtia: Onko hallituksen koko sopiva, jäsenillä tarpeeksi aikaa, vaihtuvuus riittävä, tasapuolinen tiedonsaanti varmistettu ja niin edelleen.

Tarkasteltavia osa-alueita on useita ja esimerkiksi HITS jaottelee kysymykset kuuteen eri teemaan:

1. Kokousten valmistelu ja sisältö
2. Kokousten kulku
3. Päätöksenteko
4. Yhteistyö ja yhteydenpito
5. Strateginen johtaminen
6. Hallituksen rakenne

Keskeistä arvioinnissa onkin tarkastella hallitusta monesta eri näkökulmasta. Arvioinnilla voidaan toisaalta nähdä myös kaksi käyttäjäryhmää: hallitus ja omistajat. Hallitukselle se on työkalu oman työn kriittiseen tarkasteluun ja kehittämiseen. Omistajat - tai tietyissä organisaatioissa esimerkiksi jäsenet - puolestaan näkevät miten hallitus toimii yksilöiden kollektiivina ja saavat ohjausta hallituksen jäsenvalintoihin.

Hallituksen itsearviointi sopii lähtökohtaisesti kaikille organisaatioille joissa on hallitus. Osakeyhtiömuotoinen perheyritys, vakavarainen säätiö, laajapohjainen osuuskunta, liiketoimintaa harjoittava yhdistys, vain muutamia esimerkkejä mainitakseni - kaikissa näissä seurataan montaa mittaria ja toimintoa. Hallituksen ei tule muodostaa tähän poikkeusta.

Tommi Rasila
TkT, HHJ PJ, hallitusammattilainen ja sarjayrittäjä

Lue lisää HITS-arviosta täältä: https://www.hitsarvio.fi/