Hiljattaisella San Franciscon matkallamme meillä oli ilo tutustua Eric Barberioon, arvostettuun yritysjohtajaan, joka tunnetaan erityisesti compliancen, yrityshallinnon ja prosessien parantamisen eksperttinä.
Pyysimme häntä arvioimaan palvelukokonaisuuttamme ja kertomaan meille näkemyksensä. Hänen palautteensa on meille arvokasta ja tukee ratkaisumme jatkuvaa kehittämistä.
Eric Barberiolla on vuosikymmenten kokemus johtamisesta, konsultoinnista ja yrittäjyydestä, ja hän on toiminut johtotehtävissä mm. Computersharella, Paradigmalla ja Kemperissä. Hän on arvostettu hallinnon ja riskienhallinnan asiantuntija, ja hän on puhunut tapahtumissa kuten RIMS RiskTech ja Oxfordin yliopiston Meeting Minds -tapahtumassa AI Governancesta ja riskien arvioinnista. Hän kehitti johtajien compliance- koulutusohjelman Floridan kansainväliselle yliopistolle (Florida International University). Hänellä on jatkotutkinto Oxfordista, MBA, BBA rahoituksessa, CMA-sertifikaatti ja hän on sertifioitu tekoälyjärjestelmien auditoija. Tällä hetkellä hän toimii konsulttina yrityshallinnon ja muutosjohtamisen alueilla.
Alta löydät Ericin arvion ContractZenistä. Arvostamme suuresti hänen energiaansa ja innostustaan hyvän hallinnon kehittämisessä. Toivottavasti pidät lukemastasi!
--------
Taustaa dokumenttien hallinnalle ja johtamiselle
Dokumenttien hallintaan kuuluu tiettyjen dokumenttien tehokas käsittely liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi, mitä kutsutaan usein englanniksi termillä "corporate housekeeping". Tämä kattaa tehtäviä kuten hallituksen pöytäkirjojen ja yhtiöhallintaan liittyvien asiakirjojen tehokkaan hallinnan, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä digiaikana, jolloin asiakirjat ovat yhä useammin sähköisiä ja monikäyttöisiä. Hyvästä edistyksestä huolimatta näihin liittyviä prosesseja vaivaavat edelleen kitka, viivästykset ja manuaaliset toiminnot.
Digitaalinen dokumenttien hallinta oikein toteutettuna voidaan rinnastaa yhteisön "dokumentaatiobiomiksi", joka sisältää sen hallinnon ja toiminnallisen selostuksen. Asianmukaisesti suunniteltu ja hallittu järjestelmä luo saumattoman prosessin dokumentaatioekosysteemisi ympärille.
Digitaalisen transformaation haasteita ovat esimerkiksi: 1) Hajanaiset järjestelmät ja asiakirjojen omistajuus vaikeuttavat asiakirjojen saatavuutta ja löytämistä, 2) sidosryhmien yhteistyön puute aiheuttaa viivästyksiä ja virheitä, 3) ja tehottomat hallinnolliset prosessit tuhlaavat aikaa ja resursseja.
Nämä ongelmat voivat vaikuttaa hallinnon laatuun, uskottavuuteen ja ajoitukseen, vaikuttaen negatiivisesti liiketoiminnan suorituskykyyn. Vuoden 2021 Wakefield Research -tutkimus, jossa haastateltiin 1 000 toimistotyöntekijää, paljasti, että 57 % heistä piti tiedostojen ja asiakirjojen löytämistä suurena haasteena. McKinseyn raportin mukaan työntekijät käyttävät päivittäin 1,8 tuntia päivässä / 9,3 tuntia viikossa tiedon etsimiseen, mikä vastaa n. 20 % tuottavuuden menetystä.
Arvioni ContractZenistä
ContractZen on suunniteltu tehostamaan historiallisesti tehottomia prosesseja kuten due diligence -tarkastuksia, hallituksen kokouksia, yhtiöhallintaa, sopimusten hallintaa ja yleistä asiakirjojen säilyttämistä. Nykyisessä globaalissa toimintaympäristössä yhtiön tehokas hallinto ja asiakirjojen hallinta ovat kriittisiä. Sääntely, raportointi ja dokumentoinnin tarve sekä niiden välinen yhteys ovat tärkeitä. ContractZen toimii kattavana ohjelmistoalustana, joka on räätälöity näihin tarpeisiin.
ContractZen tarjoaa merkittävää hyötyä ja helppokäyttöisyyttä:
- auditointiin, sääntelyn noudattamiseen ja due diligence -tarkastusten valmisteluun,
- yrityspolitiikan ja menettelytapojen ylläpitoon, ja
- sidosryhmien yhteistyöhön ja viestintään.
Jokainen dokumentointiprosessi sisältää kolme päävaihetta: 1) nimeäminen ja säilyttäminen, 2) löytäminen ja 3) käyttö, joissa jokaisessa on haasteita, kuten ajan tuhlaaminen hajanaisissa järjestelmissä hakujen aikana, koordinoinnin puute käytön aikana sekä sisäisten ja ulkoisten dokumentointivaatimusten puutteellisuus.
Arviomme mukaan ContractZenin etuja ovat erityisesti:
- Erittäin nopea asiakirjojen saatavuus ja tunnistaminen yhdellä ja samalla alustalla.
- Yhdelle asiakirjalle on integroitu useita hallinnon käyttötarkoituksia, mikä täyttää useampia vaatimuksia tehokkaasti.
- Yrityshallinnon parantuminen digitalisoinnin ja automaation avulla.
ContractZenin AI Assistentti, jota tukee Azure OpenAIn kehittynyt kielimalli, parantaa merkittävästi hallinnon dokumenttien hallintaa. Sen metatietojen poiminta nopeuttaa dokumenttien sisäänvientiä ja varmistaa tarkat luokitukset, mikä tekee hausta ja raportoinnista tehokkaampaa. Kyky analysoida asiakirjoja suoraan ContractZenin sisällä, juuri silloin kun sitä tarvitaan, on erittäin vahva ominaisuus. AI Assistentti on erinomaisesti räätälöity dokumenttien tiivistämiseen, tiedon jakamiseen ja analysointiin, hyödyntäen siten parhaita ominaisuuksia, joita generatiivisella tekoälyllä on tällä hetkellä tarjota. Dokumenttianalyysi tarjoaa selkeitä näkemyksiä ja tunnistaa mahdollisia riskejä, mikä on arvokasta tiimeille, joiden tehtävä on varmistaa lain ja sääntöjen noudattaminen. Assistentti tuntui testeissä tarjoavan myös luotettavaa hallinto- ja sääntelyneuvontaa, vankkaa monikielistä tukea asiakirjojen kääntämiseen sekä henkilökohtaista apua sopimuslausekkeiden laatimiseen.
Yleisesti ottaen AI Assistenttiä käyttäessä tuntui siltä, kuin vieressä olisi asiantuntija aina käytettävissä, virtaviivaistaen prosesseja, vähentäen virheitä ja ylläpitäen korkeita standardeja. Tämä tekee siitä erittäin suositeltavan lisän minkä tahansa organisaation työkalupakkiin.
Tutustumisemme perusteella toteamme, että ContractZen tehostaa merkittävästi hallinnollisia prosesseja. Sen intuitiivinen käyttöliittymä ja ominaisuudet mahdollistavat nopean ja tehokkaan sopimusten ja muiden kriittisten asiakirjojen käsittelyn, vähentäen operatiivista taakkaa ja vapauttaen resursseja ja aikaa strategisempiin tehtäviin.
ContractZen erottuu edukseen hallintokäytäntöjen parantamisessa. Palvelun kyvyt asiakirjojen hallintaan liittyvissä toiminnoissa, kuten tallentamisessa, merkitsemisessä, hakemisessa ja tietojen yhdistämisessä, sekä sen turvallinen tiedonkäsittelyympäristö, edistävät korkeita compliance-vaatimusten noudattamisen ja riskien vähentämisen standardeja. Sovellus on suunniteltu olemaan organisaation tärkeimpien dokumenttien ja hallituksen hallintoprosessien keskus ja tietolähde. Nämä ominaisuudet varmistavat, että organisaatiot ylläpitävät asianmukaisia, oikeellisia ja tietoturvallisia hallintoprosesseja ja auditointistandardeja, tukien kokonaisvaltaista organisaation eheyttä.
Lisäksi ContractZen vaikuttaa myönteisesti organisaation maineeseen. Varmistamalla tehokkaan ja toimivan asiakirjojen hallinnan ja helpon saatavuuden, palvelu edistää läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta. Tämä ei ainoastaan täytä eri sidosryhmien odotuksia, vaan myös rakentaa luottamusta asiakkaiden, auditoijien ja regulaattoreiden kanssa.
Yhteenveto
Näemme, että ContractZen on strateginen työkalu, joka parantaa asiakirjojen hallintajärjestelmän tehokkuutta, turvallisuutta ja luotettavuutta. Käyttämällä ContractZenin ominaisuuksilla varustettua palvelua, organisaatio osoittaa sitoutumistaan korkealaatuisiin hallintokäytäntöihin, tarjoten kilpailuetua tehokkaiden ja luotettavien toimintojen ylläpitämisessä. Samalla sen käyttö luo polun kohti vahvan dokumentaatioekosysteemin rakentamista.
