Hallinnon digitaaliset ratkaisut parantavat yrityksesi ketteryyttä

Yrityksen hallinnon eri osa-alueilla ja erilaisissa liiketoimintaprosesseissa tarvitaan lukuisia tiedostoja, joiden onnistunut hallinta on haastavaa. Yritykset ovat vastanneet tähän haasteeseen pyrkimällä luomaan keskitetysti hallittuja tapoja, prosesseja ja järjestelmiä, joiden jalkauttaminen on usein osoittautunut miltei mahdottomaksi. Osin siksi, että työntekijöillä on henkilökohtaiset tapansa pyrkiä oman työtehonsa maksimoimiseen minimoimalla kaikki ylimääräinen ja turhalta tuntuva lisätyö. Usein täysin perustellusti.

Hallinnon, riskienhallinnan ja compliancen (Governance, Risk & Compliance / GRC) parhaiden käytäntöjen piiriin kuuluu suuri määrä dokumentteja, joiden hallinnassa epäonnistuminen voi osoittautua kohtalokkaaksi yrityksen kasvupolulla. Pelkästään yrityksen hallinnossa tarvittavien asiakirjojen määrä saa pään pyörälle. Joukossa ovat esimerkiksi yrityksen yhtiöjärjestys, osakassopimukset, perustamisasiakirjat, hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat, pankki-ja vakuutusasiakirjat, viranomaisten lupa-asiakirjat, tärkeimmät taloushallinnon asiakirjat samoin kuin pääomajärjestelyjä koskevat asiakirjat, ja niin edelleen. Lisäksi tärkeät lakisääteiset kokoukset edellyttävät suunnittelua, aikatauluttamista ja dokumentointia, niistä on laadittava oikeamuotoiset pöytäkirjat ja kokouksissa tehtyjä päätöksiä on seurattava. Samalla useat näistä asiakirjoista on laadittava lainsäätäjien ja toimialajärjestöjen antamien ja alituisesti muuttuvien vaatimusten mukaisesti.

On sanottu, että yli 80 % yritysten toiminnasta perustuu sopimuksiin. Samaan aikaan niiden määrä on viidessä vuodessa kasvanut yli 20 %. Tämä on johtanut siihen, että tärkeitä osto-, myynti-, yhteistyö-, vuokra-, lisenssi-, alihankinta-, salassapito ja työsopimuksia löytyy varsin hajanaisesti henkilöstön sähköpostilaatikoista, arkistokaapeista, erilaisista levyjärjestelmistä ja intraneteistä.

Usein miltei jokaista hallinnon ja operatiivisen toiminnan käyttötapausta varten on valittu omat sovelluksensa, joihin tallennetaan niihin liittyvät asiakirjat. Tämä aiheuttaa merkittäviä ongelmia liiketoiminnan tahdin nopeutuessa ja kilpailun ja regulaation kasvaessa. Tämä siksi, että yritys ei tällöin välttämättä pysty riittävän nopeasti reagoimaan markkinoilla ilmeneviin liiketoimintamahdollisuuksiin. Ketteryyttä vaativissa yritysjärjestelytilanteissa ei pystytä myöskään herättämään yrityksen arvon kannalta olennaista luottamuksen tasoa kun tärkeiden asiakirjojen löytäminen ja kokoaminen takeltelee.

Tästä syystä olisi tärkeää, että organisaation toimintamallit ja käytetyt digitaaliset ratkaisut mahdollistaisivat yrityksen arvon kannalta olennaisten asiakirjojen helpon keskitetyn tallentamisen ja hallinnan. Yrityksen kokoushallinta, sopimusten hallinta ja virtuaaliset datahuoneet (VDR) ovat keskeisiä työkaluja, joiden avulla organisaatio pystyy minimoimaan ylimääräisen työn, nopeuttamaan operatiivista toimintaa ja mahdollistamaan nopean reagoinnin liiketoimintamahdollisuuksien ja erilaisten auditointien tullessa vastaan. Samalla vaadittujen asiakirjojen keskitetty ja luotettava hallinta ja nopea jakaminen vaadittujen tahojen kanssa herättää luottamusta ja vaikuttaa positiivisesti yrityksen arvoon.

Kuinka uusilla ratkaisuilla voidaan mahdollistaa sekä säännösten noudattaminen (compliance) että yrityksen maksimaalinen suorituskyky?

Jos yrityksen tärkeimpien asiakirjojen digitaalinen hallinnointi halutaan toteuttaa parhaalla mahdollisella tavalla, sen tulisi tukea sekä säännösten noudattamista että yrityksen suorituskykyä.

Compliance eli suomeksi vaatimuksenmukaisuus tarkoittaa lakien, sääntöjen ja määräysten noudattamista. Näiden sisältämien vaatimusten määrä lisääntyy jatkuvasti kasvavan kotimaisen ja ulkomaisen regulaation myötä. Compliancen tehtävä on parhaimmillaan ohjata, mahdollistaa ja tukea liiketoimintaa yhteiskunnan asettamien sääntöjen puitteissa kohdellen omistajia ja asiakkaita reilusti ja yhdenmukaisesti.

Suorituskyky taas kertoo organisaation toiminnan sujuvuudesta ja kyvystä suoriutua tehtävistä mahdollisimman tehokkaasti. Suorituskykyyn kuuluu tiimisi päivittäinen kyky tuottaa arvoa tavalla, joka tukee pitkän aikavälin liiketoimintastrategiaa. Samalla se ilmentää organisaatiokulttuurissasi vallitsevaa suhtautumista riskeihin samoin kuin yrityksen kykyä havaita tulevia mahdollisuuksia tai uhkia ja reagoida niihin oikeaan aikaan.

Haastavilla markkinoilla yritykset pyrkivät pitämään kiinni tehokkaasta suorituskyvystä, jolla maksimoidaan osakkeenomistajien tuotot. Liian monet yritykset ja hallitukset eivät kuitenkaan näe metsää puilta ja voivat kadottaa yrityksen pitkän aikavälin päämäärän pelätessään compliance-virheitä. Tämä arviointivirhe korostuu entisestään markkinoilla tarjottavien erilaisten teknisten ratkaisujen myötä, joiden avulla keskitytään usein liikaa yrityksen hyvän hallintotavan vaatimuksiin eikä huomioida mahdollisuuksia, joilla voitaisiin parantaa suorituskykyä. Monet dokumenttienhallintaan keskittyvät alustat käsittelevät lisäksi dokumentteja samalla tavalla huomioimatta niiden erilaisia syntymis- ja käyttötapoja.

Parhaat ratkaisut pystyvät tarjoamaan due diligence -dokumenteille turvallisen ja keskitetyn säilytyspaikan, tehokkaat hakutoiminnot ja sähköisen allekirjoituksen prosessien nopeuttamiseksi. Parhaimmillaan ratkaisu sisältää myös työkalut, joiden avulla voidaan jakaa suuriakin asiakirjamassoja ulkopuolisten kanssa mm. erilaisissa auditointi -ja yrityskauppatilanteissa.

Kokonaisvaltaisen ratkaisun hyödyt

Alla on esitelty kolme tapaa, joilla monipuolinen digitaalinen asiakirjahallinnon ratkaisu voi parantaa niin säännösten noudattamista kuin suorituskykyäkin läpi organisaation.

1. Due diligence -valmiuden vauhdittaminen

Pidä aina oikeat tiedostot valmiina ja saatavilla, jotta voit vastata nopeasti compliance-tarkastuksiin ja toimia ripeästi uuden liiketoimintamahdollisuuden ilmaantuessa. Kun sinulla on oikeat ja täsmälliset tiedot tukenasi, voit tehdä parhaat mahdolliset liiketoimintapäätökset lisäten yrityksesi arvoa ja vähentäen riskejä.

Tämä edellyttää myös turvallista virtuaalista datahuonetta, jolla organisaatiosi voi viipymättä jakaa tärkeät ja arkaluonteiset asiakirjat tarvittavien tahojen kanssa tietoturvallisesti ilman aikaa vieviä ja raskaita valmisteluja.

2. Kontrolloitu sopimusten hallinta

Pidä kaikki sopimukset aina käden ulottuvilla. Käytä hyväksesi automaattisia muistutuksia, jotta voi neuvotella sopimuksia uudelleen tai irtisanoa ennen uusiutumispäivämäärää sellaiset sopimukset, joita et enää tarvitse.

Sähköisen allekirjoituksen hyväksikäyttö, automaattiset muistutukset, tehokas metadatan käyttö ja OCR-tekstintunnistusta hyödyntävät tehokkaat hakuominaisuudet nopeuttavat operatiivisia prosessejasi ja auttavat pitämään liiketoimintasi järjestyksessä.

3. Tehokkaampi kokousten hallinta

Modernia kokoustenhallintasovellusta käyttämällä kokousten järjestäminen ja läpivienti on nopeaa ja tehokasta. Sovelluksessa on runsaasti toimintoja, kuten aikataulutus, agendan ja materiaalien keskitetty hallinta ja jakaminen, helppokäyttöinen pöytäkirjan laatimistyökalu, omat muistiinpanotilat hallitusjäsenille sekä tehtävienhallinta päätösten ja toimenpiteiden seurantaa varten. Edistykselliset konenäköä hyödyntävät hakupalvelut auttavat hallituksen jäseniä löytämään tarvitsemansa tiedot aina kun niitä tarvitaan - myös mobiililaitteilla.

Toiminnasta jää myös jäljet mahdollisia compliance-tarkastuksia varten. Palvelu yhdistyy saumattomasti virtuaaliseen datahuoneratkaisuun, jonka avulla materiaalien jakaminen esimerkiksi tilintarkastuksissa ja due diligence –tilanteissa on helppoa ja sujuvaa.

Kokonaisvaltainen ratkaisu kattaa koko digitaalisen hallinnon

ContractZen tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun tehokkaaseen digitaaliseen asiakirjahallintaan yrityksen tärkeimpien dokumenttien osalta. Ratkaisu myös varmistaa, ettei yrityksen suorituskyky heikkene due diligenceen valmistautumisen tai säännösten ja määräysten noudattamisen vuoksi. Sopimusten hallinta ja hallitusportaali tuovat entistäkin enemmän hyötyä kun ne on yhdistetty virtuaaliseen datahuoneratkaisuun. Näin kaikki yrityksen tärkeimmät asiakirjat ovat yhdessä helppokäyttöisessä, ketterässä ja turvallisessa paikassa, josta niitä voidaan keskitetysti ja tietoturvallisesti jakaa tarpeen vaatiessa ulkopuolisten kanssa ilman viiveitä.