Due diligence -valmius kasvattaa yrityksen arvoa

Moni liittää termin Due Diligence pääosin yritys­kaupp­atilanteisiin ja vähemmän yrityshallinnon arkeen. Tässä piilee suuri mahdollisuus – pitämällä yritys aina tärkeimpien dokumenttien osalta niin sanotusti due diligence ‑kunnossa, voit saavuttaa selkeitä taloudellisia hyötyjä samalla kun oma työsi helpottuu merkittävästi.

Mitä due diligence tarkoittaa?

Due diligence tarkoittaa yrityksen liiketoiminnan "läpivalaisua" pitäen sisällään kaikki tarpeelliseksi katsotut selvitykset ja tutkimukset. Due diligence ‑prosessi ei rajoitu pelkästään yritys­kauppa­tilanteisiin, kuten monasti virheellisesti väitetään, vaan se läpikäydään myös muun muassa usein auditointi­tilanteissa. Due diligence suomeksi vapaasti käännettynä tarkoittaa asianmukaista huolellisuutta.

Due diligence –valmius sen sijaan tarkoittaa taloudellisesta ja liikkeen­johdollisesta näkökulmasta katsottuna muun muassa seuraavaa:

1. Auditointitilanteet helpommiksi. Yrityksesi on aina lyhyelläkin varoitusajalla valmiina tavanomaisiin pienempiiin ja suurempiin auditointeihin (vero- ja tilintarkastus, rahoituskierros, joint venture -tilanteet jne). Hyvä DD-kunto kasvattaa luottamusta osapuolten välillä ja edistää asioiden sujumista.
2. Tärkeä tieto heti saatavilla. Löydät etsimäsi tiedon tai asiakirjan aina nopeasti operatiivisten päätösten pohjaksi. Kollegan tai kumppanin pyytäessä sopimustietoa tai vaikka hallituksen päätöstietoja, voit toimittaa ne viipymättä. Ei enää tuntien etsimistä tai epävarmuutta siitä, mikä mahtaa olla viimeisin versio asiakirjasta.
3. Palvelun laatu. Voit aina tarjota ripeää ja hyvää sisäistä hallinto­palvelua ja ulkoista asiakaspalvelua - ilman stressiä ja viiveitä.

"Due Diligence –asenne" kannattaisikin ottaa mukaan liike­toimintasi arkeen. Kun voit olla varma, että kaikki sopimusaineisto sekä yhtiö­oikeudelliset asiakirjat ovat tallessa ja helposti saatavilla, on bisneksen pyörittäminen helpompaa ja riskittömämpää. Samalla yrityksesi arvo vahvistuu ja on selkeämmin nähtävissä. Et enää unohda sopimusten määrä­päiviä, osaat hyödyntää sopimuksessa sovitut ehdot täysimääräisesti ja auditointia yritykseesi tekevät ammattilaiset näkevät heti, että kyseessä on hyvin hoidettu firma.

Lakiasian- ja henkilöstöjohtaja Taina Tirkkonen Glaston Oyj:sta tiivistää asian hyvin.

“Yrityskauppatilanteessa, jossa kohdeyrityksellä on kaikki Due Diligence:ssa vaadittavat asiakirjat saatavilla ja helposti jaettavissa auditoivien henkilöiden kanssa, syntyy välittömästi tunne hyvin hoidetusta firmasta. Siitä seuraa jo aloitusvaiheessa luottamus yhteistyön sujumiseen ja olen nähnyt monessa tapauksessa tämän nostavan kyseisen yrityksen arvoa.”

Yrityksen arvo on tärkeä mittari yritykselle ja sen omistajille. Valitettavasti aivan liian usein yritykset antavat arvonsa rapistua huolehtimalla heikosti sopimusten ja muiden tärkeiden asiakirjojen tallennuksesta, tärkeimpien tietojen saatavuudesta ja sopimusten sisältämien päivämäärien muistamisesta. Toisin sanoen monet yritykset eivät todellakaan ole jatkuvassa Due Diligence -valmiudessa.

Miksi hyvin organisoitu yrityksen asiakirja- ja sopimustenhallinta jää monella pelkäksi haaveeksi? Miksi sopimukset ovat hujan hajan henkilöstön sähkö­posti­laatikoissa, arkistokaapeissa, erilaisissa yleisissä kansio­rakenteisissa pilvi­palveluissa kuten Dropbox tai muissa satunnaisissa paikoissa - ilman asiaankuuluvia metatietoja, joilla haluttu sopimustieto löytyisi heti?

Tavanomaisin syy tähän on hyvin yksinkertainen: sopimuksia, talous­hallinnon aineistoja ja vaikkapa hallituksen kokousten pöytä­kirjoja käsittelee sangen moninainen joukko ihmisiä erilaisissa liiketoiminnan tehtävissä ja heillä kaikilla on omat persoonalliset tapansa arkistoida tietoa. Toinen syy heikkoon asiaintilaan on vaikea­käyttöiset, kalliit ja monimutkaiset tieto­järjestelmät, joita henkilöstö ei edes halua käyttää.

Sopimustenhallinta voisi ottaa oppia CRM-järjestelmistä

Jokainen meistä sopimuksia työssään pyörittelevistä voisi oppia jotakin myynniltä ja markkinoinnilta. Myyntiennusteiden kerääminen ja sen pohjalta toimiminen on taitavissa myynti­yksiköissä selkeästi mallinnettu ja CRM-järjestelmällä tuettu. Toisin on sopimusten­hallinnan laita. Kirjoitimme aiheesta aiemmin englanniksi.

Sekavana pitkään jatkunut tilanne sopimustenhallinnassa ryövää sinun ja kollegojesi aikaa sekä aiheuttaa turhia taloudellisia ja juridisia riskejä. Mietipä mitä kaikkea asiakkaan ja kumppanien kanssa sovittua tärkeää tietoa makaa vastuuhenkilöittesi sähköpostissa? Ja mitäs siiten, kun he joskus lähtevät talosta….

Muutama vinkki sopimuskaaoksen taltuttamiseen

Accenturen Iso-Britannian ja Irlannin toimitusjohtaja Rob Woodstock kuvaa sopimuskaaostilannetta hankinta-ammattilaisen näkökulmasta näin:

“Se, että yrityksellä on sopimustenhallinnasta sirpaloitunut ja monimutkainen kokonaiskuva, vaikeuttaa kustannussäästöjen saamista ja myös juridiset riskit voivat kasvaa. Se johtaa myös vaikeuksiin ymmärtää eri sopimuksiin liittyviä erilaisia hinnoittelumalleja. Vaikka hinnat löytyisivätkin, on suuri osa niistä vanhentuneita”, hän kertoo.

“Lisäharmina on myös se, että näkyvyys päättyviin tai uusittaviin sopimuksiin uupuu usein kokonaan.”

Suomalainen hallitusammattilaisten verkosto, Boardman 2020, listasi hiljan parhaat neuvonsa hyvästä hallinnosta kasvuyritykselle "Kaaoksesta kasvuun – ohjeita kasvuyritysten päätöksentekoon ja hallinnointiin" –oppaaseen. Koko joukko hyviä ohjeita ja selkeä check-lista, jossa yksi pääsuosituksista kuuluu "Paperit kunnossa koko ajan".

Ote mainiosta ohjekokoelmasta:

"Paperit kunnossa koko ajan. Huolehdi, että kaikki materiaali (paperit ja sähköiset versiot) säilytetään huolellisesti ja asianmukaisesti alle­kirjoitettuna ja viran­omais­ilmoitukset ajallaan tehtynä siten, että esimerkiksi due diligence -tarkastus voitaisiin suorittaa nopeasti ja vaivattomasti. Tähän materiaaliin kuuluu mm.: tilin­päätökset ja jatkuva talous­raportointi, yhtiö- kokousten, hallitusten kokousten ja johtoryhmän kokousten pöytäkirjat liitteineen sekä asiakas-, työ- ja muut tärkeimmät sopimukset."

Lista tärkeistä hallittavista asiakirjoista on pitkä, mutta panostus kannattaa mm. seuraavista syistä: varmistat, ettei kasvun esteitä ole, voit saavuttaa paremman sisäisen ja ulkoisen asiakas­tyytyväisyyden, varmistat sujuvamman päivittäisen työn, työntekijät ovat yritys­hallintoon tyytyväisiä ja mikä tärkeintä - tuet yrityksesi arvon kehitystä.

Yrityksen tärkeimpien asia­kirjojen onnistunut hallinta ei vain paranna operatiivista toimintaa ja lisää yrityksen arvoa; se myös alentaa merkittävästi stressitasojasi.