Tuore eurooppalainen selvitys Boards of the Future 2018 kertoo selvästi, mistä kenkä hallitustyössä puristaa, mihin halutaan panostaa ja mihin uskotaan.
Selvityksen avainlöydöksiä olivat muun muassa:
- Usko megatrendien vaikutuksiin on tavoittanut skeptisimmätkin hallitusammattilaiset. “IT/Digitalisaatio” oli vastauksissa selkeästi ykkösasia, jonka uskotaan vaikuttavan eniten hallitustyöhön.
- 82 % vastaajista arvioi, että ovat yrityksenä jo vahvasti muutosvoimien vaikutuspiirissä ja skenaarioita ja uusia toimintatapoja on syytä tämän varalta rakentaa.
- Neljännes vastaajista oli sitä mieltä, että oman hallitustyöskentelyn tuloksia pitää parantaa.
- Hallitustyöhön ja -tehtäviin käytetään yhä enemmän aikaa.
Hallitustyöskentelyn modernisointi edessä
Yhtiön näkökulmasta hallitustoiminta on iso, tärkeä investointi ja satsaus tulevaisuuteen. Näin ollen on tärkeää, että yritys saa hallitustyöstä kaiken irti ja näin varmistaa tämän investoinnin parhaan tuoton panostamalla niin hallituksen oikeaan ja osaavaan kokoonpanoon kuin myös tuloksellisen hallitustyön muihin edellytyksiin, kuten moderneihin työkaluihin.
Vanhat toimintatavat tehottomine sähköpostirumbineen eivät enää palvele ketään. Ja niiden käyttö maksaa aivan liikaa.
Company Director Magazine raportoi, että yksittäinen hallituksen kokous voi maksaa suuressa yhtiössä satoja tuhansia dollareita kaikkine valmisteluineen.
A single board meeting in a large listed company can cost hundreds of thousands of dollars, given preparation and meeting time, resources to produce board information and myriad other costs.
(Company Director Magazine)
Aikakin on rahaa. Ottaen huomioon hallituksen jäsenten profiili ja kiireisyys, ajankäytön hinta on erityisen suuri. Tutkimusyhtiö ICD kertoo, että asiakirjoihin liittyvä turha säätäminen leikkaavat organisaatioiden tuottavuutta ja tehoja peräti 21,3 %. Samansuuntaisia arvioita olemme kuulleet asiakkailtamme ja kumppaneiltamme Suomessa.
Uusien sähköisten työkalujen suosion kasvu ei ole siis mikään ihme.
Hallitustyöskentelyn rutiinit ja uudet ratkaisut
Yksittäisen hallituksen kokouksen junailu ja läpivienti pitää sisällään monta aikaa vievää ja työlästäkin askelta. Markkinoilla on tarjolla paljon ratkaisuja, jotka tarjoavat ominaisuuksia yhteen tai useampaan osa-alueeseen. Edistykselliset yritykset, jotka ovat jo digitalisoineet ylimmän johdon toimintaa, ovat joutuneet käyttämään useampia sovelluksia kokonaisuuden hallintaan.
Viime vuosina on markkinoille kuitenkin tullut ratkaisuja, jotka tarjoavat työkaluja useamman vaiheen hoitamiseen tehokkaammin ja nopeammin.
Tehokkaan digitaalisen hallitusportaalin tulee tarjota ainakin seuraavat työkalut, jotta työkalun hankinnan investointi ja vaadittavat toimintatavan muutokset olisivat oikeutettuja:
- Sopivan kokouspäivän löytäminen ja sopiminen helposti
- Mahdollisuus hallituksen sisäiseen keskusteluun
- Agendan ja materiaalien tietoturvallinen jakaminen
- Hallituksen jäsenten työtä helpottavien työkalujen tarjoaminen (kuten MeetingBook ja muistiinpanotyökalut)
- Kokousmuistiinpanojen tekeminen suoraan sähköiseen palveluun
- Käsiteltyjen asioiden merkintä asiasanoilla, jotta jälkikäteen voidaan seurata päätöksentekoprosesseja
- Kokouspöytäkirjan luonnoksen kommentointikierroksen helppo ja nopea organisointi
- Sovittujen tehtävien helppo seuranta (task management)
- Lopullisen pöytäkirjan helppo ja nopea sähköinen allekirjoitus
- Kattavat ja tehokkaat hakupalvelut
Hallitusaineistot osana operatiivista toimintaa
Tyypillisesti organisaatiossa toimitus-, talous- tai lakiasiainjohtajan tehtävänä on varmistaa, että kaikki pöytäkirjat ovat turvallisesti tallessa, aikajärjestyksessä ja aina helposti saatavilla. 
Suuremmissa organisaatioissa tavanomaista on myös hallituksen dokumenttikirjasto, jossa ovat tallessa muut tärkeät asiakirjat, jotka eivät suoraan liity tiettyyn kokoukseen.
Materiaalien nopea löytäminen ja saatavuus on äärimmäisen tärkeää, koska nämä materiaalit käytännössä ohjaavat yrityksen toimintaa ja strategian onnistumista. Dokumenttien saatavuus ajasta ja päätelaitteesta riippumatta korostuu entisestään.
Digitaaliset ratkaisut due diligencen apuna
Edellä mainitut asiakirjat kuuluvat lisäksi keskeisenä osana ns. due diligence -aineistokokonaisuuteen. Olipa kyseessä startup-yritys tai Fortune 500 -jätti, on ylin johto vastuussa tärkeimpien asiakirjojen, kuten sopimusten, hallituksen kokouspöytäkirjojen ja muiden yritysasiakirjojen, vastuullisesta hallinnoinnista.
Esimerkiksi yrityskauppa- ja rahoitustilanteissa toteutettava due diligence (DD) on usein raskas operaatio, joka vie viikkokausia kalenteriaikaa ja paljon resursseja. Kansainvälisten ammattilaisarvioiden mukaan tyypillinen DD-prosessi myös maksaa melkoisesti - keskimäärin 50 000 - 100 000 dollaria.
Fiksu hallitus varmistaa, että yritys on joka päivä due diligence -valmiina. Samalla helpottuvat myös aikaa vievät vero- ja tilintarkastukset.
Perinteiset virtuaaliset datahuoneet ovat maksaneet jopa tuhansia euroja ja niiden luominen on raskasta ja aikaa vievää. Parhaassa tapauksessa kokousportaali mahdollistaa suurenkin dokumenttimäärän helpon ja ammattimaisen jakamisen silloin kun sitä tarvitaan. Esimerkiksi ContractZenin sisäänrakennetun datahuoneratkaisun (VDR) avulla voi DD-prosessin hoitaa hyvin nopeasti ja edullisesti myös pieni tai keskikokoinen organisaatio.
Digitalisaatio koskee myös johtoa
Hallitusammattilaisen näkökulmasta liiketoimintaympäristön raju ja nopea muutos liki jokaisella toimialalla on tuttu haaste. Ja samalla iso mahdollisuus. Oma toimintasi megatrendien puristaessa on ratkaisevaa. Substanssiosaamisen kehittämisen rinnalla täytyy totuttujen toimintatapojenkin muuttua.
Uusien tuottavuutta lisäävien ratkaisujen hyödyntäminen on osa modernin hallitusammattilaisen kokonaisarvoa yritykselle, jonka arvon kehittämiseen hän on sitoutunut. Tämän tietää myös drone-takseja valmistavan Volocopter GmbH:n toimitusjohtaja Florian Reuter:
“Hallituksemme jäsenet asuvat eri puolilla maapalloa, joten tarvitsimme organisaatiollemme erittäin dynaamisen ja joustavan kokoustyökalun. ContractZen on juuri tällainen ja tukee ketteriä työskentelytapojamme - suosittelemme palvelua jokaiselle hallitukselle, joka haluaa tuottaa todellista lisäarvoa."
Perinteisesti hallitusportaalit ovat maksaneet useita tuhansia tai jopa viisinumeroisen summan vuodessa - näin ei enää ole. Me ContractZenillä olemme sitä mieltä, että modernit hallituksen kokoustyökalut kuuluvat kaiken kokoisille yrityksille alasta riippumatta, eikä hinta tai käytön vaikeus saa nykyisellä teknologian aikakaudella muodostua hankinnan esteeksi.
Uusimpia teknologisia innovaatioita hyödyntämällä ContractZenin tavoitteena on auttaa jokaista tämän planeetan yritystä huolehtimaan hyvän hallintotavan mukaisesta toiminnasta helpommin kuin koskaan ennen. Hyödyt myös henkilökohtaisesti – ketterillä työkaluilla säästät, et vain aikaa ja rahaa, vaan myös hermojasi
