Mistä taloushallinnon seuraava tuottavuusharppaus? 

Evoluutio manuaalisista tilikirjoista sähköistettyyn taloushallintoon kesti Suomessa yli 60 vuotta. Taloushallinnon automaatio ja monet pilvipalvelut etenevät edelleen vauhdilla ja jokainen kehityshaluinen taloushallinnon ammattilainen miettii, mistä seuraava taloushallinnon tuottavuusharppaus voisi syntyä? Miten taloushallinto voisi paremmin tukea liiketoimintaa?

Integroidusta sähköistetystä taloushallinnosta on saatu mittavia säästöjä sekä työajan että eurojen muodossa. Sähköistämisen jälkeen järjestelmien kehitys on monen yrityksen kohdalla ollut kuitenkin pistemäistä ja keskittynyt pilveen siirtymiseen ja integraatioihin. Erittäin hyvä näin, mutta yksi alue on unohtunut monelta kokonaan: yrityksen sopimuskanta ja muut yhtiöoikeudelliset asiakirjat kuten hallituksen ja yhtiökokousten pöytäkirjat ovat edelleen turhan usein talletettuna useampaan säilytyspaikkaan, omaan dokumenttisiiloonsa, josta niihin sisältyvien tärkeiden tietojen nopea löytäminen on todella vaikeata.

Sopimussiiloista kokonaiskuvaan

Osa sopimuksista ja hallitusdokumentaatiosta on talous- ja hallintopäällikön selän takana, osassa yrityksiä toimitusjohtaja ja muu operatiivinen johto säilyttää omat sopimuksensa mapeissa, pilvessä tai sähköpostilaatikossaan. Tavallinen tilanne on, että ostosopimukset kunkin osaston päällikön hoteissa, myyntisopimukset asiakkuudenhallintajärjestelmässä ja myyntihenkilöiden sähköposteissa ja henkilöstöön liittyvät sopimukset tiukasti erillään HR-järjestelmässä. Tällaisessa tilanteessa kokonaiskuvaa yrityksen vastuista ja velvoitteista on erittäin työlästä kaivaa esiin.

Yllä kuvattu haaste on globaali. Kansainvälinen, hyvää sopimustenhallintaa edistävä yhdistys IACCM on tutkinut, että vaikka 80 % liiketoiminnasta perustuu sopimuksiin, on 20% kaikista sopimuksista pysyvästi kateissa. Suuria riskejä synnyttävä tilanne, joka kannattaa korjata, ja samalla parantaa taloushallinnon tarjoamia sisäisiä palveluita.

Miten taloushallinnon palvelutasoa ja tuottavuutta sitten voi lisätä?

Suurinta remonttia vailla ovat yritysten jokapäiväinen sopimustenhallinta ja hallituksen kokousten hallintaan liittyvät ajastaan jälkeenjääneet käytännöt. Alla muutama ehdotus parempaan palveluun, riskienhallintaan ja tuottavuuteen:

• Operatiivisessa toiminnassa syntyvät sopimukset ovat usein missä sattuu ja siksi niiden toteuttamista ei seurata kunnolla. Hyvän hallintotavan edistämiseksi sopimukset kannattaa koota keskitettyyn paikkaan ja asettaa samalla tärkeisiin määräpäiviin automaattiset hälytykset sopimuksen päättymisajoista ja tarkistuspisteistä. Näin saadaan sopimusten taloudelliset ja juridiset riskit paremmin hallintaan. Yksikin unohtunut sopimuksen irtisanominen on turhaa. Myös sopimukseen kirjatut hyödyt jäävät helposti kotiuttamatta jos sopimuksen toteuttamisen vastuu jää kiireiselle myyntijohtajalle.
• Sopimustiedon hakuun tärväytyy valtavasti aikaa. Taloushallinnon ammattilaiset turhautuvat metsästäessään milloin mitäkin sopimustietoa liiketoiminnan pyynnöstä.  Keskitetty, asiasanojen avulla toimiva sopimuskanta hyvillä hakutoiminnoilla säästää kaikkien aikaa ja sinun hermojasi. Sopimustieto tulee tarjota ajasta ja paikasta riippumattomasti, myös mobiililaitteilla. Näin toimiessa liiketoiminta saa parempaa, nopeampaa palvelua, eikä taloushallinnosta tule turhaa pullonkaulaa.
• Monet nykyiset hallituksen kokouskäytännöt ovat auttamattoman hitaita ja työläitä, eivätkä kovin tietoturvallisiakaan. Eivätkä tilinpäätöksen hallinnollisessa osiossa tarvittavat asiakirjat aina ole helposti koostettavissa. Hallitustyöskentelyssä syntyvät pöytäkirjat ja muu dokumentaatio kannattaa kerätä hallitusti yhteen paikkaan, jonne asianosaisilla on helppo pääsy. Samoin hallituksen kokouksiin liittyvä kutsumenettely ja aineiston ennakkoon jakaminen on hyvä siirtää pois suojaamattomasta sähköpostista, turvallisempaan pilvipalveluun. Taloushallinto voi olla tässä palveluntarjoajan roolissa, aiempaa tehokkaammin ja helpommin.

Ulkoinen tarkastus: painajaisen sijasta unelmatilanne

Ulkoisissa tarkastuksissa, kuten verotarkastus, tilintarkastus ja yrityskauppatilanteiden due diligence -menettely, tarvitaan yrityksen taloudellisesta tilanteesta kertovan tiedon lisäksi tietoja henkilökunnasta, immateriaalioikeuksista, sopimusvelvoitteista, vakuutuksista, yhtiökokouksista, hallituksen kokouksista ja niiden pöytäkirjoista sekä monista muista yhtiöoikeudellista asiakirjoista.

Kun samaan paikkaan (tietoturvalliseen pilvipalveluun) tuodaan edellä mainittujen tietojen rinnalle keskeiset tarkastuksissa tarvittavat taloushallinnon asiakirjat, kuten taseet ja tuloslaskelmat, syntyy taloushallinnon rinnalle yrityshallinnon kokonaisuus, joka tekee yrityksestä kertaheitolla jatkuvasti due diligence –valmiin.

Lainaan Glaston Oyj:n lakiasiain- ja henkilöstöjohtaja Taina Tirkkosen hyvän kiteytyksen:

”Yrityskauppatilanteessa se, että arvioinnin kohteena olevalla yrityksellä on kaikki due diligence -tarkastuksessa tarvittavat tiedot ja dokumentit helposti saatavilla ja jaettavissa, tuo minulle heti tunteen, että kyseessä on hyvin hoidettu firma. Se tuo luottamusta alkavaa yhteistyötä kohtaan, helpottaa yrityksen arviointia ja monessa tapauksessa nostaa yrityksen arvoa.”

Seuraava askeleesi?

Voit taputtaa itseäsi olalle, sillä olet tehnyt jo valtavan työn viedessäsi yrityksesi taloushallinnon pilveen ja ottaessasi käyttöön monia hyödyllisiä integraatiota. Asiakaskokemusta korostavalla ja kiihtyvän kilpailun aikakaudella se ei enää kuitenkaan riitä. Muovaa seuraavalla tuottavuusaskeleellasi yrityksesi taloushallinnosta yllä kuvatun kaltainen laajemmin yrityshallintoa palveleva ja kehittävä ’ihmekone’. Työkalut siihen ovat jo olemassa, myös pk-yritykselle.

Taloushallinnon ammattilaiselle on siis tarjolla kaksi hyvin erilaista roolia:

1. Voit jäädä aloillesi lakisääteisten toimintojen hoitajaksi ja prosessien viilaajaksi, tai
2. Voit ryhtyä yrityksesi kasvun tueksi ymmärtämällä ja tulkitsemalla yrityksen toimintaympäristöä, riskejä ja mahdollisia kasvutaskuja. Tähän tarvitset yllä kuvatun kaltaisen yrityshallinnon kokonaisuuden.

Jälkimmäisessä roolissa taloushallinnon ammattilainen siirtyy tukifunktion työmyyrästä ennakoitavuutta lisääväksi ja kasvua tukevaksi kumppaniksi, joka saa omaan työhönsä uutta virtaa kasvun mahdollisuuksien Sherlock Holmesina ja myös rutiinien edelleen vähentyessä itsepalvelun myötä.

Tämä artikkeli on julkaistu alunperin kumppanimme Visma Solutions Oy:n yhteisössä.