Due Diligence -dokumentoinnin kanssa viivyttely ei kannata

Liian monet yritykset huolehtivat due diligence -dokumentoinnista vain rahoitustilanteiden ja yrityskauppojen yhteydessä, eivätkä pidä kyseisiä tietoja jatkuvasti ajan tasalla ja saatavilla.

Lähestymistapa on valitettavan lyhytnäköinen, eikä se ota huomioon etuja, joita jatkuva due diligence -valmius tuo mukanaan. Aina käytettävissä oleva, luotettava due diligence -dokumentaatio sujuvoittaa monia päivittäisiä liiketoimia, tuo organisaatiolle ketteryyttä, pienentää riskejä – ja toisaalta valmistautumisen jättäminen viime tippaan voi johtaa due diligence -prosessin epäonnistumiseen.

Due diligence -dokumentoinnin jatkuva ylläpito kannattaa omaksua osaksi yrityksen jokapäiväistä liiketoimintaa. Lue alta, miksi.

Milloin due diligence -dokumentointi on tarpeen?

Perusteellista due diligence -dokumentointia tarvitaan lähinnä erilaisissa yritysjärjestelyissä. Siitä voi kuitenkin olla hyötyä myös monissa muissa tilanteissa.

Tällaisia tilanteita ovat muun muassa seuraavat:

• eritasoiset vero- ja compliance-tarkastukset, joiden määrä on viime vuosina kasvanut
• rahoitustilanteet, joiden yhteydessä ulkopuoliset tahot tutustuvat yrityksen tietoihin perinpohjaisesti
• yhteisyritykset, uuden liikekumppanuuden solmiminen tai tilapäisen liittouman luominen esimerkiksi yhteistä markkinointikampanjaa varten
• uuden asiakkaan tuominen mukaan yrityksen liiketoimintaan, tai yrityksen itsensä uusi rooli toisessa liiketoiminnassa, jolloin osapuolilla on tarve selvittää toisen yrityksen luotettavuus.

Yrityskauppojen ollessa näköpiirissä due diligence -dokumentoinnista kannattaa huolehtia hyvissä ajoin. Yritys, jolla on due diligence -valmiudet kunnossa heti alussa, on paremmassa asemassa myös itse neuvotteluissa. Valmius antaa yrityksestä hyvän vaikutelman toiselle osapuolelle, lisää luottamusta ja parantaa yrityksen mainetta.

Due diligence ja hyvä hallintotapa kulkevat käsi kädessä

Hyvän hallintotavan omaavassa yrityksessä on käytössä asianmukaiset säännöt ja prosessit yrityksen varojen ja toiminnan hallintaan.

Tämä käsittää esimerkiksi tärkeiden yritysasiakirjojen saatavuudesta ja säilyttämisestä huolehtimisen sekä sen varmistamisen, että osakkeenomistajien, asiakkaiden, johtoryhmän ja työntekijöiden edut ovat hyvässä tasapainossa keskenään. Hyvä hallintotapa kulkee käsi kädessä due diligence -dokumentoinnin kanssa. Alla mainitaan muutamia hyvää hallintotapaa koskevia tärkeitä näkökohtia, joihin myös due diligence liittyy:

Compliance

Jokaisen yrityksen on osana hyvää hallintotapaa valvottava liiketoimintatietojensa käyttöä tarkasti. Vain näin voidaan varmistaa, että arkaluontoiset tiedot pysyvät luottamuksellisina. Tällainen valvonta on välttämätöntä, jotta yrityksen toiminta olisi kaikkien lainsäädännöllisten ja alan omien määräysten mukaista.

Compliancen merkitys on on kasvanut eri aloilla viime vuosina nopeasti erityisesti taloudellisten ja tietosuojaan liittyvien asioiden suhteen. Pankit, valtion sääntelyviranomaiset ja riippumattomat komiteat soveltavat näitä määräyksiä lisäksi entistä tiukemmin. Ei olekaan ihme, että hallinnon, riskienhallinnan ja compliance (GRC) -ohjelmistomarkkinan arvon odotetaan Grand View Researchin tutkimuksen mukaan nousevan 64,6 miljardiin dollariin vuoteen 2025 mennessä.

Hyvän hallintotavan käytännöt auttavat yrityksiä noudattamaan eri määräyksiä ja muodostavat perustan compliance-tarkastuksia varten laadittavalle due diligence -dokumentoinnille. Hyvän hallintotavan mukainen toiminta tarkoittaa myös sitä, että tiedät kuka dokumentteja kulloinkin käyttää.

Tehokkaampi liiketoiminta

Liiketoiminta on sujuvampaa, kun kaikki työntekijät, johtajat ja sidosryhmät saavat työssään tarvitsemansa kriittiset asiakirjat käyttöönsä silloin, kun he niitä tarvitsevat. Oikean asiakirjan etsiminen paperikasoista ja erillisistä järjestelmistä tai sen odottaminen, että käyttöoikeuksia myöntävä henkilö palaa työpaikalle, ovat turhia viivytyksiä liiketoiminnan kannalta.

Asiakirjojen ajantasaisuudesta huolehtiminen lisää entisestään due diligence -dokumentaation tarkkuutta. Kun yrityksessä on käytössä kriittisten asiakirjojen keskitettyä säilytystä ja virtaviivaistettua käyttöoikeuksien hallintaa koskevat hyvät hallintotavat, myös due diligence -dokumentointi helpottuu.

Kun yrityksen tärkeimpiä asiakirjoja päivitetään jatkuvasti keskitetyn ja helppokäyttöisen palvelun avulla, rahaa ei tuhlaannu vanhentuneiden tietojen käytöstä johtuviin ongelmiin ja organisaatio tekee uusimpiin tietoihin perustuvia liiketoimintapäätöksiä.

Due diligence -dokumentoinnin keskitetty hallinta datahuoneita hyväksikäyttäen tarkoittaa, että oikeilla ihmisillä on aina oikeat asiakirjat saatavilla tietoturvallisesti. Tämä parantaa viestintää ja auttaa tekemään parempia liiketoiminnallisia päätöksiä, mutta erityisesti se helpottaa ja nopeuttaa prosesseja erilaisissa auditointitilanteissa ja yrityskaupoissa. Viikkojen tai jopa kuukausien valmistautuminen kumppanuus-, rahoitus-ja yrityskauppatilanteisiin jää historiaan, kun organisaatiot voivat muutamien napinpainallusten kautta jakaa halutut asiakirjat haluttujen tahojen kanssa. Juuri tätä hyvä hallintotapa on.

Merkitys yrityksen maineelle

Hyvän hallintotavan mukaiset käytännöt parantavat yrityksen due diligence -valmiutta, mikä puolestaan parantaa yrityksen mainetta.

Liikekumppanit, työntekijät, yhteistyökumppanit, ylin johto, sijoittajat ja muut sidosryhmät voivat luottaa siihen, että organisaation sopimukset, pöytäkirjat, taloudelliset asiakirjat ja muut tärkeät asiakirjat ovat ajan tasalla ja löytyvät aina tarvittaessa. Tämä antaa erinomaisen vaikutelman yrityksesi hallinnosta ja johtamisesta. Toisin kuin monesti käy kaikenkokoisissa yrityksissä, organisaatiossasi ei synny paniikkia, kun joku pyytää kopiota tärkeästä sopimuksesta, pöytäkirjasta tai vaikkapa yhtiöjärjestyksestä.

Ota jatkuva due diligence-valmius osaksi yrityksen toimintatapaa

Jatkuva due diligence -valmius tarkoittaa sitä, että henkilöstö löytää tärkeimmät dokumentit nopeasti ilman aikaa vieviä hakuja, asiakkaat ja osakkeenomistajat voivat olla varmoja, että heidän arkaluontoisimmat tietonsa ovat hyvissä käsissä, ja sinä itse voit perustaa liiketoimintaa koskevat tärkeät päätöksesi ajan tasalla oleviin tietoihin. Yrityksesi maine ja arvo paranee.

Lisäksi olet aina valmiina toimimaan parhaan mahdollisen lopputuloksen saavuttamiseksi kaikissa due diligence -tilanteissa. Nopeasti muuttuvassa globaalissa liiketoimintaympäristössä ketteryyden ja luottamuksen merkitys organisaation selviytymiselle ja menestykselle ovat nousemassa elintärkeään asemaan. Due diligence -dokumentoinnin kanssa on turha viivytellä – tee siitä sen sijaan yrityksesi toiminnan ja arvon kulmakivi.