Miten yrityksesi toimii kauko-ohjattuna? Nyt on välitilipäätöksen aika

Poikkeustilanne on pakottanut yritykset reagoimaan nopeasti muutokseen ja pärjäämään pääasiallisesti kauko-ohjattuna. Päivittäiset kohtaamiset on opittu hoitamaan videopalavereilla, sähköposteilla, puheluilla tai pikaviestimillä. Siinä missä vielä ennen kesää ajateltiin, että kyse saattaa olla vain uutamista viikoista, on viimeistään nyt tunnustettava tosiasiat ja kyettävä rakentamaan kestävää muutosta.

Tilapäisratkaisu vai pysyvää ketteryyttä?

Korona on testannut toden teolla niin pienten kuin suurtenkin yritysten muutosherkkyyttä. Miten siirtyä yhtäkkiä täydelliseen etätyöskentelyyn, jos aiemmin kotikonttori on kelvannut työympäristöksi usein vain erityisluvalla ja tiukkojen ohjeistusten turvin?

Yritysten johto laitettiin kovaan prässiin, sillä yhtäkkiä menivät uusiksi tavoitteet, strategiat, arjen käytännöt ja teknologiavalinnat. Samalla epävarmuus oman yrityksen tai työtehtävän jatkumisesta on ollut omiaan lamauttamaan työntekijöitä. On luonnollista, että kaoottisen tilanteen keskellä tehdyistä päätöksistä kaikki eivät ole niitä, jotka välttämättä palvelevat liiketoimintaa pidemmän päälle. Tai voi olla, että näitä tärkeitä päätöksiä on kriisin vuoksi siirretty eteenpäin, tai niitä on jäänyt kokonaan tekemättä.

Nyt onkin hyvä hetki tehdä välitilinpäätös ja pysähtyä tarkastelemaan mennyttä puolta vuotta sekä kriisin aikana tehtyjä valintoja.

Teimmekö parhaamme selvitäksemme vain sen hetkisestä tilanteesta vai kykenimmekö rakentamaan aidosti kestävän digitaalisen rakenteen, joka mahdollistaa uudestakin kriisistä selviämisen?

Seuraavien vinkkien avulla voit arvioida yrityksesi / tiimisi toimintaa juuri nyt ja miettiä, miten jatkaa tästä eteenpäin.

1. Etäyhteydenpito ja sen vaikutukset pitkällä aikavälillä

Yhteydenpito voi olla tyydyttävällä tasolla silloin, kun tiimin jäsenille on suunnilleen selvää, miten ja missä kanavissa keskustelua käydään. Viestintä toimii kahdensuuntaisesti sekä tiimin jäsenten välillä että suhteessa esimieheen. Hienoa!

Entä kun etäyhteydenpitoa jatkuu kuukausitolkulla? Mihin asioihin olisi hyödyllistä panostaa, jotta pakka pysyy kasassa pitkälläkin aikavälillä?

• Työpäivän aikana on monia hetkiä, jolloin kollegan kanssa voi luontevasti vaihtaa kuulumisia. Pidä huolta siitä, että näitä organisaatiokulttuurille ja tiimihengelle tärkeitä tilanteita löytyy myös etätyön arjesta. Varaa tiimillesi esimerkiksi viikottainen puolituntinen, jossa ei ole mitään työhön liittyvää agendaa.
• Käy jokaisen kanssa erikseen läpi, minkälaista viestintää he toivoisivat. Asia joka olisi toimistolla nopea kysyä ohimennen, saattaakin vaatia tuntien selvittelyn kotona, jos puhelinsoitto tai sähköposti ei tunnu luontevalta. Rohkaise yhteydenottoon ja varaa kalenteristasi aika, jolloin olet varmasti heti saatavilla.
• Kiinnitä huomiota positiiviseen palautteenantoon, joka saattaa unohtua ilman kasvokkaistapaamisia.
• Pyri mahdollisimman tiheään ja läpinäkyvään viestintään, sillä tiedon puute etenkin poikkeustilanteessa on omiaan lisäämään epävarmuutta. Panosta tasapuolisuuteen ja pyri jakamaan tietoa aina samanaikaisesti kaikille, jotta kukaan ei tunne oloaan uhatuksi tai ulkopuoliseksi.

2. Tee työtä, jolla on tarkoitus

Kun työtä tehdään viikkotolkulla omista kodeista käsin, saattaa unohtua, miksi tätä työtä oikein tehtiinkään. Johdolta satelee uusia tavoitteita ja strategioita, mutta kukaan ei ehdi selittää ajatustyötä päätösprosessien takana.

Pyri osallistamaan työntekijöitä päätöksentekoon mahdollisuuksien mukaan, jotta he voivat myös paremmin sitoutua tekemiseen. Etätyössä yhteiselle ideoinnille on hyvä varata tietoisesti aikaa. Kokeile esimerkiksi kuukausittaista brainstorming-sessiota, jossa on lupa heitellä luoviakin ideoita ja jossa ei ole aikataulupainetta agendan puolesta.

Muista aina sanoittaa ja taustoittaa, miksi jotakin asiaa lähdetään tekemään ja millainen suurempi merkitys yksittäisellä työtehtävällä on. Etenkin jos liiketoiminnalla menisi muuten huonosti, kaipaavat ihmiset sellaisia mikrotavoitteita, joissa he voivat henkilökohtaisesti onnistua. Nimetkää yhdessä realistiset tavoitteet ja muistakaa juhlia niitä yhdessä. Myös katastrofin keskellä voidaan vaalia onnistumisia.

3. Korosta luottamusta, mutta älä jätä yksin

Joskus ajatellaan, että luottamus on parhaalla tasolla, kun esimies ei kysele tiimiläisensä perään, vaan luottaa siihen, että hän pärjää kyllä. Tarve avunannolle ja aidolle kiinnostukselle toista ihmistä kohtaan kuitenkin korostuu etäjohtamisen aikana.

Kysy tiimiläisiltäsi riittävän usein, miten voisit tukea heitä heidän tavoitteidensa onnistumisessa. Missä asioissa he kokevat riittämättömyyttä ja turhautuneisuutta? Joskus näin voidaan kehittää yhteisiä toimintatapoja, kun taas toisinaan pelkkä negatiivisten tunteiden ääneen sanominen riittää.

Uskalla myös itse osoittaa inhimillisyytesi ja kysyä apua. Oma esimerkkisi ohjaa muidenkin käyttäytymistä ja luo tietynlaisen standardin siitä, miten tässä poikkeuksellisessa tilanteessa tulisi toimia. Vaikka itseohjautuvuus onkin tehokkuuden kannalta toivottavaa, voi siihen kannustaminen lisätä yksinäisyyttä ja sitä kautta ahdistuneisuutta.

4. Dokumentti- ja sopimusviidakko

Kuinka monta tuntia koko tiimilläsi menee viikoittain siihen, kun yritätte paikantaa tärkeitä sopimuksia? Olikohan se printattuna arkistokaappiin vai haudattu jonkin alakansion syövereihin levyjärjestelmään tai intranettiin? Tai ehkä sittenkin omalla työkoneellani, henkilökohtaisesssa DropBoxissa, yrityksen Sharepointissa tai Google Drivella?

Tiedämme kaikki tämän tuskan ja turhautumisen, joka saattaa tuntua vielä ylitsepääsemättömämmältä kotikonttoreistamme käsin. Välillä pitää päästä nopeastikin tarkastamaan tärkeistä sopimuksista, mitä niissä on sovittu. Tällaisissa tapauksissa helposti haettava sopimusarkisto on ensisijaisen tärkeä.

Poikkeustilanne on viimeistään havahduttanut siihen, kuinka tärkeää yrityksen digitaalinen hallinto on. Järkevintä on keskittää tärkeimmät hallinnon asiakirjat ja toiminnot yhden tietoturvallisen järjestelmän alle, johon voi kirjautua miltä tahansa koneelta, mistä päin maailmaa tahansa.

Etenkin nykytilanteessa olisi tärkeää, että järjestelmä mahdollistaa tärkeiden sopimusten ja muiden asiakirjojen sähköisen allekirjoituksen. Toinen arkea merkittävästi tehostava tapa on siirtyä automaattisiin muistutuksiin tärkeistä päivämääristä: esimerkiksi milloin sopimus tulisi uusia.

5. Järkevöitä kokoustenhallinta

Virtuaalikokousten määrä on räjähtänyt koronan myötä, eikä sitä tule aina ajatelleeksi, kuinka paljon aikaa kokousten järjestäminen kaikkiaan vie.

Sähköpostimme ovat täynnä viestiketjuja, joissa yritetään arpoa, mikä olisi sopiva tapaamisaika kaikille kymmenelle osallistujalle. Samaan postilaatikkoon hautautuvat myös kokouksen agendat sekä pöytäkirjat, joita yritetään epätoivoisesti kaivaa ennen seuraavaa tapaamista. Mihinkä jäimmekään ja mitä kenenkin piti tehdä?

Mistä löytyy kutsulinkki, entä kokouksessa käsitellyt materiaalit? Mitä jos joku muu haluaa jakaa lisämateriaalia?

Sen sijaan että kaikkea tätä tietoa yritetään hallita kalentereissa ja sähköposteissa, kannattaa ottaa harkintaan uudenaikainen hallitusportaali, joka mahdollistaa samalla siirtymisen täysin paperittomaan kokoustenhallintaan.

6. Kuinka valmiita olette muutokseen?

Väkevimmillään uusi strategia poikkeustilanteessa merkitsee yrityskauppaa tai rahoitusjärjestelyä. Kun toiminta on organisoitua ja esimerkiksi kaikki vaadittavat asiakirjat ovat helposti jaettavissa auditoijille, säästetään aikaa sekä luodaan luotettava kuva yrityksestä. Tällä voidaan lisätä merkittävästi yrityksen arvoa.

Poikkeustilanteen aikana törmätään valitettavan usein myös irtisanomisiin, joiden kohdalla tulee olennaiseksi kaiken tarvittavan tiedon säilyminen yrityksellä. Jos tärkeät sopimukset ja asiakirjat ovat henkilökohtaisten tilien takana, sähköpostien liitteissä tai tietokoneen kansioissa, on erittäin todennäköistä että yritys menettää työntekijän mukana kriittistä tietoa.

Käyttämällä virtuaalista datahuonetta (dataroom) huolehditaan turvallisesta ja tehokkaasta dokumenttien jakamisesta esimerkiksi tilintarkastuksissa ja due diligence -tilanteissa. VDR:n avulla materiaalien läpikäynti helpottuu ja kaikesta toiminnasta jää myös aina jälki.

VDR mahdollistaa nykyään myös sloganiksi nousseen neuvon "Ole DD-valmis joka päivä" toteutumisen ja nopean reagoinnin erilaisiin mahdollisuuksiin ja riskeihin.

Yhteenveto

Etätyö on tullut jäädäkseen. Nyt on viimeistään aika rakentaa johtamiskäytännöt ja yrityksen päivittäiset työskentelytavat kestäviksi pitkällä aikavälillä.