Tehokkaampaa hallitustyötä digitaalisesti – Case Kiilto
Kiilto on kasvava suomalainen perheyritys, jolla on yli satavuotinen historia ja vuoteen 2080 ulottuva visio. Yritys kehittää, valmistaa ja myy kemianteollisuuden ratkaisuja neljällä eri liiketoiminta-alueella, joita ovat rakentaminen, teollisuuden liimat ja palonesto, ammattihygienia sekä kuluttajatuotteet. Kiilto työllistää lähes 1 000 innovatiivista huipputason ammattilaista, kiiltolaista, yhteensä yhdessätoista eri maassa.
"Meillä on yhteensä noin 30 hallitusta, ja aiemmin hallitusten materiaalit lähetettiin sähköpostitse. Usein kävi niin, että ihmiset eivät tienneet, mikä on viimeisin versio", kuvailee Arto Raivio, Kiillon CFO.
Kiilto valitsi ContractZenin hallitusportaalin kokoushallintatyökaluksi voidakseen kehittää hallitustyöskentelyä ja varmistaakseen tietoturvallisuuden.
"Ensinnäkin halusimme varmistaa, että kaikki hallituksen ja yhtiökokouksen dokumentit ovat oikein tehty, tallennettu ja allekirjoitettu. Toiseksi, halusimme, että kaikilla hallitusjäsenillä on aina käytössään viimeisimmät päivitetyt versiot materiaaleista, jotta hallituksen työskentely olisi mahdollisimman tehokasta. Kolmanneksi halusimme parantaa kokoustyöskentelyn yleistä tietoturvaa."
Kiilto on erittäin tyytyväinen ContractZenin nopeaan ja ammattimaiseen asiakaspalveluun. Lisäksi Kiillolle oli tärkeää ContractZenin yhteensopivuus Office365 -palvelun kanssa ja se, että nyt kaikki dokumentit löytyvät turvallisesti Microsoftin Azure -pilvestä. Kaiken kaikkiaan byrokratia on vähentynyt ja prosessit ovat suoraviivaistuneet merkittävästi.
"Hallituksen jäsenet voivat nyt keskittyä olennaiseen sen sijaan, että heidän täytyy etsiä eri tiedostoja sieltä ja täältä."
Raivio suosittelee ContractZeniä kaikille yrityksille, jotka haluavat parantaa hallitustyöskentelyään.
ContractZen on vuonna 2014 perustettu suomalainen ohjelmistoyhtiö. SaaS-pilvipalveluun sisältyy metadatapohjainen sopimushallinta, digitaalinen hallitusportaali, yhtiörekisteri, virtuaalinen datahuone (VDR, englanniksi virtual dataroom) ja sähköiset allekirjoituspalvelut. Tietoturvallista palvelua on helppo käyttää kaikilla päätelaitteilla. Palvelu tukee hyvää hallintotapaa ja tehostaa liiketoimintaa vähentämällä kustannuksia, nopeuttamalla prosesseja sekä minimoimalla riskejä.
